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流程文件,你往往美丽而虚假   

2008-06-03 16:53:19|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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[原创]流程文件,你往往美丽而虚假 (入选推荐日志,加10币)

到一些企业去,企业管理部门的经理会把他们的一厚本流程文件拿出来,请我以及其他的AMT咨询顾问看看,请我们提些意见。

每当这种场合,我都会表达:不仅要看流程文件,最好能去流程的现场、看真实的流程。

为什么呢?流程文件里至少缺失三个东西:

一、一步步流程在真实流转时,往往有出错、失误、返工,但这些在流程文件里往往不会描述,流程图里也往往不画出来。比如:给同事打电话的时候打错、发文件的时候发错、把表单中的数据填错,不胜枚举。

二、一步步流程在真实流转时,往往有反复、兜圈子、多次往复。比如,找领导签字找了3趟;录入一个数据做了4次才成功;研发的预算方案在研发部和财务部之间多次往复了5次修订调整才搞定通过。而这些在流程文件中往往一笔带过,流程图里也是画一个兜圈子的反向箭头了事,通过看流程图其实你并不能知道实际现场到底兜了几次圈子。

三、一步步流程在真实流传时,一些往往不增值的活动或者说可疑活动,比如,“检查/等待/传递/存贮”,在流程文件中往往没有被完全描述出来。比如,如果有一个表单是一式四联单,那么实际就发生了四个传递,这四个传递是否都有价值呢?就很值得去跟踪分析,但在流程图的描述里往往这个表单只出现一次而不是四次。再比如,一位下属做了一件事情以后,他不是直接流转给下一个工序,因为他要先给他的经理报告一下,让他的领导知道,领导知情、授权同意以后,这个事情才可以流转到下一道工序。但在流程图里,这个报告也即经理的“check 检查”,有时候也是被忽略不画的。

而我们要说的是,我们要去梳理和优化流程,不就是要去优化这些三类(出错、反复、可疑)活动吗?我们总抱怨流程冗长低效,其实流程的时间不就是耗费在这三类出错、反复、可疑活动上吗?

从这些意义上说,流程文件美化了真实的流程,掩盖了真实流程中的三类活动。

因此,如果对着流程文件去优化流程,那么你的对象就是虚假、不实事求是的。

从这个意义上,我们曾经发文说,做管理优化的人,我们提倡要多做“黑手党”和“狗仔队”。即:不能总在办公室对着电脑中的制度文件做研究,那样的纸上谈兵往往导致缘木求鱼,业务部门抱怨这些内部优化人员解决不了实际问题也就可以理解了。

那么,为什么流程文件会有一定程度甚至相当程度的美丽而虚假呢?

原因也可以理解:这些文件写了是为了放在档案室整整齐齐好看用的、是一个目前还实际做不到的规范但可以用来要求员工的、是写给领导和上级检查机关看的、是写给ISO等认证机构看以得到认证证书用的。

ANYWAY,如果你的目的是优化流程、真正要去解决问题,那么,现有的流程文件顶多是帮助你了解企业现状的一种信息来源,而不是全部的信息来源,而且,对这种信息来源,要保持100%的怀疑心理

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